Efisiensi akuntansi: periode penyimpanan dokumen

Efektivitas akuntansi sangat mempengaruhi organisasi penyimpanan dokumen yang sesuai yang diakumulasikan di perusahaan. Oleh karena itu, untuk menghindari masalah, akuntan apapun harus selalu membiasakan dirinya dengan persyaratan untuk persyaratan dan prosedur untuk menyimpan dokumen sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia.

Apa urutan penyimpanan dokumen?

Undang-undang federal dari tahun 2013 mengharuskan setiap perusahaan menyimpan semua dokumen utama, catatan akuntansi, daftar register dan standar kerja, serta dokumen lainnya yang terkait dengan aktivitas entitas ekonomi ini. Aturan ini juga didistribusikan untuk periode penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik, yang semakin banyak digunakan dalam kegiatan ekonomi perusahaan dari berbagai bentuk organisasi dan hukum.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyimpan dokumen?

Periode penyimpanan dokumen tidak kurang dari lima tahun, atau lebih (sesuai dengan peraturan yang ditetapkan dalam organisasi). Sangat menarik bahwa kode pajak menyediakan periode penyimpanan lainnya (empat tahun). Ini berlaku untuk semua laporan keuangan, dan periode dihitung dari saat penggunaan terakhir. Yang terbaik adalah menyimpan dokumen selama lima tahun, yang akan menghemat banyak waktu dan saraf, jika terjadi sesuatu! Dokumen transaksi perdagangan luar negeri harus dipertimbangkan secara terpisah. Jika periode penyimpanan dokumen yang lebih lama diperlukan di negara bagian lawan asing daripada di Federasi Rusia, lebih baik memilihnya, dan tidak mengharapkan bahwa tidak akan ada masalah dengan kesepakatan di masa depan. Dan perlu untuk menyediakannya dalam peraturan internal perusahaan, yang akan mencegah banyak kesalahan karyawan.

Siapa yang bertanggung jawab menjaga dokumen?

Sesuai dengan "surat" hukum, kepala organisasi, mis. Direktur utamanya, secara pribadi bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen di arsip perusahaan. Jika periode penyimpanan dokumen atau pengorganisasian sirkulasi dokumen tidak diperhatikan, maka denda sepuluh ribu rubel akan dikumpulkan dari perusahaan tersebut, dan tiga puluh ribu rubel untuk pelanggaran berulang-ulang. Jika tidak bertanggung jawab tersebut menyebabkan pengurangan jumlah pajak, Anda harus membayar dua puluh persen dari pajak yang belum dibayar, tapi denda ini tidak boleh kurang dari empat puluh ribu rubel. Perundang-undangan Federasi Rusia juga secara terpisah menetapkan denda dari pejabat atas kerugian, yang mengakibatkan organisasi penyimpanan dokumen yang tidak efisien di perusahaan tersebut.

Bagaimana penghancuran dokumen yang batas waktunya telah habis masa berlakunya?

Pertama-tama, perlu dicatat bahwa beberapa dokumen tidak dihancurkan, namun dipindahkan ke arsip kotamadya, jadi sangat penting untuk tidak memperhatikan masa simpan mereka, tetapi juga untuk mengurus prasasti "Komisi Penguji Pakar" (EPC). Jika tidak perlu mentransfer dokumen ke arsip, kepala organisasi harus mengeluarkan tindakan atas penghancuran dokumen. Jika tindakan semacam itu tidak dilakukan, dokumen dianggap hilang, dan sebuah perintah diminta menunjuk sebuah komisi untuk menyelidiki kerugian tersebut.