Database di Excel: membuat fitur, sampel dan tips

Excel adalah alat yang ampuh yang menggabungkan yang paling berguna dan relevan dengan fungsi pengguna. Ini termasuk grafik, tabel, grafik, akuntansi, persiapan perhitungan, perhitungan berbagai fungsi, dan sebagainya. Kita belajar dari artikel ini, cara membuat database ke Excel, mengapa diperlukan, dan apa saran dapat membantu kita memudahkan pekerjaannya.

Apa database?

Ini adalah struktur khusus, yang mengandung dan menyimpan bahan-bahan informasi tujuan yang berbeda. Dalam istilah sederhana, satu set terorganisir dan ditata di rak-rak informasi. Berapa banyak orang yang belajar di kelas, karakteristik mereka, tanggal lahir dan laporan kartu - semua ini bersama-sama adalah database. Hal ini diperlukan di mana-mana - di perusahaan industri dan teknologi, lembaga pendidikan dan medis, lembaga penegak hukum dan bahkan di katering. Memang, daftar piring, resep mereka dengan kalori, serta deskripsi juga repositori data.

Di sini kita mengerti. Sekarang Anda perlu mencari tahu apa yang database untuk Excel, dan bagaimana untuk menciptakannya.

Membuat data warehouse di Excel

Database yang dibuat oleh kami, akan menjadi sederhana dan tanpa embel-embel. Wadah ini data yang sama - agak rumit dan merupakan sistem informasi besar dengan batin "inti", yang terdiri dari sejumlah baris kode yang ditulis spesialis.

Pekerjaan kami akan menjadi satu tabel, yang akan memiliki semua informasi yang diperlukan. Sebelum kita mulai menjawab pertanyaan tentang bagaimana membuat database untuk Excel, Anda perlu belajar istilah-istilah teknis yang digunakan saat berinteraksi dengan itu.

garis horizontal di markup sheet "Excel" disebut catatan, dan kolom vertikal - bidang. Anda bisa mendapatkan untuk bekerja. Buka program dan membuat workbook baru. Kemudian, di baris pertama Anda ingin merekam nama field.

Fitur sel Format

Hal ini berguna untuk belajar bagaimana untuk benar melaksanakan isi sel. Jika Anda dalam database Excel akan berisi sejumlah uang, lebih baik untuk menunjukkan di bidang yang sesuai format numerik di mana setelah titik desimal akan pergi ke dua digit. Dan jika ada tanggal yang umum, perlu untuk membedakan tempat ini, dan juga untuk membangun format yang sesuai untuk itu. Dengan demikian, semua data Anda akan diproses dengan benar dan tanpa kesalahan. Semua operasi dengan bidang kosong dari program yang dibuat melalui menu konteks "Format Cells."

Hal ini juga penting dan desain yang sesuai proyek. Lembar, yang merupakan proyek untuk menandatangani untuk menghindari kebingungan. Agar sistem dapat membedakan antara konten yang sederhana dari header dan tanda tangan, harus dialokasikan untuk mereka dalam huruf miring, digarisbawahi atau teks tebal, sementara tidak lupa untuk menempatkan nama menjadi terpisah lapangan, tidak digabungkan. Hal ini diperlukan untuk lakukan untuk dapat menggunakan alat-alat seperti AutoForm dan AutoFilter.

Apa yang AutoForm di "Excel" dan mengapa itu diperlukan?

Membuat database untuk Excel - kerja sulit dan melelahkan. Untuk membantu pengguna untuk memudahkan pekerjaan, program yang ditawarkan, maka secara otomatis mengisi sel informasi yang telah ditentukan. Misalnya, lebar kolom, tinggi baris, ukuran font, jenis font, bidang warna, dll - .. Semua dalam satu klik dapat lakukan untuk Anda AutoForm, jika Anda mengkonfigurasi dengan benar. Nyaman, bukan?

Memperbaiki "cap" Database

Selain itu, jangan lupa tentang mengamankan baris pertama. Dalam Excel 2007, adalah mungkin untuk membuat sebagai berikut: pergi ke tab "View", lalu pilih "Freeze Panes" dan klik di menu konteks pada "Perbaiki baris teratas." Hal ini diperlukan untuk memperbaiki "cap" dari pekerjaan. Karena database Excel bisa sangat besar dalam volume, ketika bergulir ke atas dan ke bawah akan kehilangan informasi utama - nama bidang, yang tidak nyaman bagi pengguna.

Setelah baris atas adalah tetap, kami menyoroti tiga baris pertama dalam database masa depan dan menambahkan batas sel.

Kelanjutan dari bekerja pada proyek

Untuk melanjutkan, Anda perlu datang dengan informasi dasar, yang akan berisi database di Excel. Contoh yang ditunjukkan di bawah ini.

Misalkan kita ingin membuat database dari dana yang terkumpul dari orang tua untuk dana sekolah. jumlahnya tidak terbatas, dan berbeda untuk setiap orang. Biarkan kelas belajar 25 anak-anak, berarti, dan orang tua akan menjadi jumlah yang sesuai. Agar tidak menumpuk database dari sejumlah besar catatan, perlu untuk membuat daftar drop-down yang menyembunyikan informasi yang tidak perlu, dan ketika diperlukan lagi, mereka membantu menyediakan lagi.

Cara membuat daftar drop-down?

Salin nama field dan menempatkan mereka pada selembar kosong, yang untuk kenyamanan juga diperlukan untuk menyebutkan. Biarlah, misalnya, "Orangtua". Setelah data disalin, di bawah mereka menulis dalam sel kosong semua informasi yang diperlukan.

Untuk database MS Excel memberikan kesempatan untuk memilih data dari daftar drop-down, Anda harus membuat formula khusus. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengatur semua informasi tentang orang tua rentang nilai dengan nama. Lanjutkan ke lembar, di mana semua data yang tercatat dengan nama "Orang tua" dan membuka jendela khusus untuk membuat nama. Misalnya, di Excel 2007, Anda dapat melakukannya dengan mengklik "Formula" dan mengklik "Beri nama". Dalam nama catatan: FIO_roditelya_vybor. Tapi apa yang harus menulis dalam rentang nilai? Di sini, semuanya lebih rumit.

Rentang nilai di Excel

Ada beberapa jenis rentang nilai. Range dengan yang kita bekerja, kita dipanggil dinamis. Ini berarti bahwa semua sel diberi nama dalam database dapat berubah perbatasannya. perubahan mereka terjadi tergantung pada jumlah nilai dalam kisaran tertentu.

Untuk mendapatkan rentang dinamis, perlu untuk menggunakan rumus OFFSET. Ini, terlepas dari yang telah diberikan argumen, mengembalikan referensi ke data asli. Dalam daftar drop-down, yang terjadi pada akhirnya, tidak memenuhi nilai-nilai null. Dengan ini hanya sempurna berupaya rentang dinamis. Ia didefinisikan oleh dua koordinat sel: bagian atas kiri dan kanan bawah, seolah pada diagonal. Oleh karena itu, kita harus memperhatikan tempat di mana meja Anda dimulai, atau lebih tepatnya, pada koordinat sel kiri atas. Biarkan tablet dimulai pada titik A5. Nilai ini akan menjadi sel kiri atas. Sekarang bahwa item pencarian pertama ditemukan, lanjutkan ke yang kedua.

Sel kanan bawah ditentukan kasus seperti, lebar dan tinggi. Nilai yang terakhir biarlah sama dengan 1, dan rumus pertama menghitung SCHOT3 (Orang tua $ B $ 5 :! $ I $ 5).

Dengan demikian, di kisaran menulis field = OFFSET (Induk $ A $ 5, 0, 0; COUNTA (Parent $ A :! $ A) -1;! 1). Tekan tombol OK. Dalam semua rentang sebagai berikut dimulai dengan Perubahan di B, C dan seterusnya. D.

Bekerja dengan database di Excel hampir selesai. Kami kembali ke lembar pertama dan membuat daftar drop-down pada kotak yang sesuai. Untuk melakukan ini, klik pada sel kosong (misalnya B3), terletak di bawah bidang "Nama orang tua." Ada akan dimasukkan. Dalam "Periksa nilai input" di tab disebut "Settings" tulis di "Sumber" = FIO_roditelya_vybor. Pada menu "Data Type" "Daftar".

Demikian pula kita lanjutkan dengan bidang yang tersisa, mengubah nama sumber data ke sel yang sesuai. Bekerja pada daftar drop-down hampir selesai. Kemudian pilih sel ketiga dan "stretch" seberang meja. Database dalam Excel hampir siap!

Database penampilan

Desain yang indah juga memainkan peran penting dalam penciptaan proyek. program Excel dapat menawarkan kepada pengguna pilihan berbagai cara untuk merancang database. Jumlah skema warna yang sangat kaya, Anda hanya perlu memilih warna yang tepat jiwa. Selain itu, tidak perlu untuk melaksanakan seluruh database dalam gaya yang sama, Anda bisa melukis satu kolom warna biru, yang lain - hijau, dan sebagainya ..

Bagaimana untuk mentransfer database dari Excel ke Access

Excel tidak hanya hanya dapat membuat database. Microsoft telah dirilis belum produk lain yang sempurna dikontrol dengan sulit ini. Nama itu - Access. Karena program ini lebih disesuaikan dengan penciptaan database dari Excel, dan kemudian bekerja di dalamnya akan lebih cepat dan lebih nyaman.

Tapi bagaimana untuk melakukannya, untuk mendapatkan database Access? Excel memungkinkan untuk keinginan pengguna. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara:

• Anda dapat memilih semua informasi yang terdapat dalam lembar kerja Excel, salin dan memindahkannya ke program lain. Untuk melakukan ini, pilih data yang ingin Anda salin, dan klik tombol mouse sebelah kanan. Tekan tombol "Copy" dari menu konteks. Kemudian beralih ke Access, pilih tab "Table", sekelompok "representasi" dan aman klik pada tombol "Presentasi". Pilih opsi "Modus Table" dan masukkan informasi dengan mengklik tombol kanan mouse dan pilih "Paste".

• Anda dapat mengimpor format daftar .xls (.xlsx). Buka Akses, pra-penutupan Excel. Dalam menu, pilih "Import", dan klik pada versi yang diinginkan dari program dari mana Anda akan mengimpor file. Kemudian tekan "OK".

• Anda dapat mengaitkan file Excel dengan tabel di Access. Untuk tujuan ini, "Eksele" yang diperlukan untuk memilih kisaran sel yang berisi informasi yang diperlukan dan klik pada tombol mouse sebelah kanan, pilih nama untuk rentang. Simpan dan tutup Excel. Buka tab "Access" yang disebut "Get External Data", pilih "E-Excel table" dan masukkan namanya. Kemudian klik pada item yang berfungsi untuk membuat tabel untuk sambungan ke sumber data dan tentukan namanya.

Itu saja. Bekerja siap!