Memo - membuat sesuai dengan persyaratan

Alur kerja dari setiap perusahaan adalah kumpulan kertas dari karakter yang berbeda, sistematis dengan cara tertentu. Salah satu dokumen adalah memo.

Karakteristik umum dan tujuan dokumen

Untuk memulai, perlu dicatat bahwa memorandum - kertas kerja, yang informatif dan pada saat yang sama rekomendasi. Hal ini dirancang untuk memberikan manajer perusahaan atau atasan. Dokumen ini dapat dibuat oleh setiap karyawan perusahaan , karena dua alasan:

1. Atas inisiatif karyawan.
2. Atas instruksi manual.

Dalam hal apapun, makalah ini berisi informasi rinci tentang, pertanyaan individu tertentu. Bahkan, - pendapat karyawan dinyatakan secara tertulis. Ada kasus di mana keputusan untuk kepala pertimbangan yang perlu Anda ketahui bawahan mereka tentang keadaan kasus. Maka karyawan harus membuat tanggapan beralasan, dan akhirnya menambahkan pendapat Anda sendiri dalam bentuk usulan konkret dan rekomendasi. Dengan demikian, catatan tersebut menjadi sebuah pendapat pribadi dari individu.

Jangan bingung

Diterima untuk persiapan dokumen, Anda harus tahu persis apa yang dibutuhkan untuk menyediakan. Beberapa jenis korespondensi bisnis yang sangat mirip satu sama lain, dan mereka dapat dengan mudah bingung. Sebagai contoh, catatan bisnis dari tiga jenis: kantor, memorandum dan jelas. Pada saat yang sama ada tiga perbedaan utama, yang tidak memungkinkan orang yang berpengetahuan untuk membuat kesalahan ini di antara mereka. Dokumen-dokumen ini bervariasi:

1. Menurut dituju, yaitu orang untuk siapa mereka dimaksudkan. Berbeda dengan resmi, suatu memorandum penjelasan tertulis atas nama atasan langsung, dan laporan staf, apalagi, bisa dilakukan langsung kepada direktur perusahaan.

2. Tema dan beban semantik informasi dinyatakan. jelas subjek dipahami langsung dari judul. Layanan ini merupakan bagian dari korespondensi bisnis antara divisi struktural perusahaan. memo subjek dapat berbeda:

• pelaporan berkala;
• satu kali pemberian informasi tentang isu-isu yang relevan.

3. Jika layanan jelas dan untuk digunakan dalam perusahaan, memo mungkin baik internal maupun eksternal. Dalam kasus pertama, ia dirancang untuk direktur perusahaan, sedangkan yang kedua - ke pengadilan yang lebih tinggi.

Ketika dokumen tersebut disusun

Nota - adalah ukuran yang diperlukan. Hal ini dibuat ketika situasi menjadi tidak terkendali dan mengancam perusahaan dalam masalah serius. Dengan kata lain, situasi harus kritis. Pada titik ini, karyawan membawa ke perhatian manajemen dan rekening rinci dari fakta yang diketahui kepadanya. Ini bisa menjadi ancaman bagi pelaksanaan rencana atau memperoleh keuntungan yang diharapkan. Dokumen tersebut bertujuan untuk menarik perhatian manajer untuk masalah ini dan mencoba untuk memperbaiki situasi. Setiap spesialis dengan caranya sendiri merupakan resolusi situasi. Dalam memo tersebut ia menjelaskan secara rinci versi dan menyajikan pandangan tersendiri mengenai hal ini. Untuk kenyamanan, informasi ini harus dibuat dalam bentuk benar-benar gratis. Gaya ini memungkinkan Anda untuk benar-benar setiap karyawan untuk mengekspresikan pandangan mereka tentang isu tertentu, tunggal tanpa takut disalahpahami oleh orang lain.

Penyebab dokumen

Ada beberapa alasan karena yang memo dapat dibuat. Sebuah sampel atau pola yang unik untuk semua kasus yang mungkin untuk membuat, tentu saja, mungkin. Tapi alasan tertentu untuk meminta individu diambil dengan cara eksposisi. Alasan mungkin sangat berbeda:

• terlambat kerja;
• absensi;
• kegagalan untuk memenuhi kewajiban;
• konflik antara anggota;
• presentasi hasil audit;
• komunikasi untuk informasi tentang kesalahannya;
• ancaman untuk melakukan tugas-tugas rutin;
• Informasi tentang perilaku yang tidak dapat diterima karyawan.

Alasan banyak dan masing-masing membutuhkan pendekatan individu dan melanjutkan tertentu. Setelah menerima informasi tangan pertama, kepala harus menyelidiki secara menyeluruh dan mengambil keputusan. Hal ini sering diperlukan untuk memperoleh informasi tambahan dari peserta lain dalam masalah. Mereka akan harus menyerahkan kepada pimpinan klarifikasi mereka pada masalah yang diangkat.

Jika seseorang memiliki sesuatu yang pecah

Kelainan pada kondisi produksi - yang tidak biasa. Tanpa mereka, alur kerja dan komunikasi antara orang-orang adalah mustahil. Nota paling umum pelanggaran disiplin kerja. Perilaku personil di tempat kerja selalu ambigu. Setiap penyimpangan dari norma-norma standar umumnya dianggap sebagai tidak pantas dan memerlukan hukuman yang sesuai. Menjatuhkan sanksi berhak hanya kepala perusahaan, sehingga seluruh staf, termasuk atasan langsung hanya dapat memberitahukan kepadanya tentang apa yang terjadi dan untuk menawarkan versi sendiri dari dampak pada rekan lalai. Menggambar algoritma memo seperti berikut.

1. Nama dari layanan atau departemen. Hal ini ditunjukkan di bagian kiri atas lembar.
2. Tujuan (kepala). Ditunjukkan di bagian kanan atas.
3. Nama dokumen. Ditulis di bawah ini dalam huruf dengan garis merah.
4. nomor dokumen.
5. menyusun tempat.
6. Judul.
7. Teks dokumen: Nama dan posisi pelaku, tanggal pelanggaran, jenis pelanggaran, penyebab insiden itu, usulan untuk pemulihan.
8. Posisi, Nama dan tanda tangan dari karyawan yang disiapkan dokumen.

Jika rekan bersalah

Sebuah memo kepada karyawan dapat dilakukan atasan langsung atau rekan kerja. Alasan paling umum yang dibuat negatif: pelanggaran, suatu pelanggaran, kenakalan. Dalam hal ini, catatan bertujuan untuk menetapkan fakta tentang apa yang terjadi dan mencegah pengulangan dari jenis di masa depan. Setelah menerima dokumen, manajer harus memahami situasi dan membuat keputusan. Dalam hal ini, menentukan apakah atau tidak dikenakan pada karyawan hukuman apapun atau tidak. Jika peristiwa negatif berlangsung untuk pertama kalinya, kita bisa membatasi peringatan dan percakapan mendidik. Jika lulus melanggar sistem, akan dihukum sesuai dengan hukum perburuhan. Kepala wajib memberlakukan visa, yang akan disimpan keputusan ini. Laporan Staf disusun pada pekerja dan pada kesempatan lain. Misalnya, Kepala departemen memiliki hak untuk membuat catatan kepada Direktur promosi untuk pekerjaan bawahan rajin atau tugas dilakukan dengan baik. Prinsip persiapan - sama, hanya teks adalah positif.

Apakah sulit untuk menulis memo?

Membuat memo tidak sulit. menulis sampel, jika perlu, Anda dapat selalu mengambil Sekretaris. Melalui tangannya melewati banyak dokumen yang sama. Hal utama adalah untuk secara jelas menjelaskan esensi dari apa yang terjadi. Setelah membaca dokumen ini, manajer harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dia ingin memberitahu compiler dari "pesan". Fakta harus dijelaskan secara kronologis, langkah demi langkah, untuk keseluruhan menjulang gambar terang dan jelas. Hal ini juga harus diingat bahwa (atau A5) untuk intern kertas posisi penggunaan biasanya dibuat pada selembar standar format A4. Jika informasi yang disediakan dalam organisasi induk, teks harus dicetak pada kop surat perusahaan. dokumen tersebut mutlak diperlukan untuk diberikan kepada tanda tangan kepala. Akibatnya, hal itu akan ditandatangani oleh dua perwakilan dari perusahaan: pertama - komposer, kedua - sutradara. Informasi dapat dikonfirmasi oleh informasi tambahan. Mereka mungkin diberikan dengan dokumen dasar dalam bentuk lampiran nomor.

Untuk membuat hal-hal yang benar

Agar informasi untuk didengar, Anda harus tahu bagaimana menulis memo. dokumen tersebut umumnya terdiri dari tiga bagian utama.

1. Alasannya adalah alasan untuk menulis catatan ini. Hal ini diperlukan untuk jelas menguraikan situasi dan daftar semua fakta yang diketahui.
2. Menurut perancang tentang apa yang terjadi. Hal ini diperlukan untuk benar-benar menganalisis situasi dan mengusulkan keputusan untuk menciptakan masalah.
3. terminal sintesis dan langkah-langkah spesifik.

Informasi harus mungkin untuk menyatakan secara singkat dan jelas, sehingga ketika membaca email ini tidak kehilangan ide. Jika tidak, fakta-fakta dapat disalahartikan, dan keputusan tidak akan membawa hasil yang diinginkan. Dalam teks tidak perlu untuk mengekspresikan fantasi mereka, atau mendistorsi realitas. Teknik ini melanggar aturan. Jika diperlukan, penerima dirinya mengambil minat untuk perancang untuk memahami apa yang terjadi dan membuat keputusan akhir.

urutan tindakan

Pada contoh adalah mungkin untuk mempertimbangkan kasus spesifik non-pemenuhan tugas mereka. Sebuah memo kepada karyawan adalah pengawas untuk memberikan manajemen perusahaan. Untuk memulai, karyawan diberikan waktu untuk memperbaiki kesalahan mereka. Jika tidak, kepala layanan yang relevan di hadapan tiga saksi dari tindakan bahwa karyawan tidak memenuhi tugas tanggal yang diusulkan. penyusup kemudian harus menulis penjelasan dalam bentuk karena dengan alasan.

Karyawan tidak bisa melakukan ini. Dalam hal ini, dia kehilangan kesempatan terakhir untuk membela diri. Sebuah nota penjelasan dikirim ke kepala untuk ulasan. keputusan akhir, ia mengungkapkan dalam bentuk resolusi. Informasi datang ke departemen personalia untuk persiapan perintah untuk pemulihan. Tingkat hukuman ditentukan sesuai dengan hukum. Jika pelanggaran itu cukup serius, dan di samping berulang, hasilnya mungkin pemutusan hubungan kerja di bawah artikel yang relevan.