Memo, urutan penulisan dan perekaman

Fungsi dan tujuan

Memo adalah bentuk komunikasi internal dan, tergantung pada konten mungkin informasi, atau pelaporan sifat proaktif. Ini menetapkan posisi divisi usaha mandiri atau kepala masalah. Memo mungkin berisi saran atau permintaan dan ditangani pihak yang mengatur, termasuk superior.

Penandatanganan dan pendaftaran

Memo yang ditandatangani oleh unit atasan langsung. Di sudut kiri bawah harus mendukung pelaku. Ada juga ditulis nama dan nomor telepon.

Unit struktural dari memo dicatat dalam program manajemen dokumen elektronik. Mereka diberi nomor, dikirim ke unit dalam bentuk kertas dan dalam bentuk elektronik. Penomoran adalah dari unit indeks dan nomor pendaftaran.

Tanggal memo adalah saat pendaftaran. Resolusi aslinya oleh seorang pejabat dikirim ke kepala. Salinan memo itu telah kembali ke eksekutor.

memo berbagai

Sebuah laporan memo - itu jenis memo, ditujukan kepada atasan langsung. Sebuah memo siap bila diperlukan untuk mencerminkan pendapat dari kepala unit atau pada isu tertentu dan membuat saran yang spesifik.

Tergantung pada tujuan dan isi dari memorandum dapat proaktif (dalam bentuk komentar dan saran) atau pelaporan (hasil pemeriksaan pada perjalanan bisnis).

Tanggal atau periode waktu yang informasi tersebut berhubungan, tetap dalam memo, perlu untuk mengalokasikan baris terpisah, termasuk judul atau di awal teks. Sebuah memorandum yang ditandatangani oleh penulis dan compiler.

isi memo

bagian teks memo itu, dan memorandum direkomendasikan jumlah 2 bagian. Bagian pertama dari itu - terdiri dari fakta-fakta yang memunculkan tulisan nya, dan yang kedua - proposal dan kesimpulan yang relevan pada presentasi dari pertanyaan.

Setiap mengembangkan dokumen hanya dapat berisi satu pertanyaan. Pengecualian laporan, perintah, rencana, laporan dan dokumen sintesis.

Memo harus mencakup informasi suara yang terkandung obyektif, sebentar, cerdas, dan tanpa pengulangan ekstra jelas. bagian teks berbentuk dalam bentuk teks terus menerus, tabel, bentuk, atau kombinasi dari bentuk-bentuk.

teks terus menerus kompleks dokumen terdiri dari informasi secara logis dan tata bahasa yang konsisten tentang tindakan manajemen, yang tercermin dalam ketentuan yang relevan, aturan, peraturan dan dokumen peraturan.

Memo harus memiliki rincian wajib dan ketertiban berubah penempatan: penulis, nama perusahaan dan kode, kode pos, tanggal, judul, teks tubuh, visa, tanda tangan artis, tanda pada pelaksanaan dan arah dokumen dalam kasus ini.

Judul memo harus ditetapkan secara singkat. Jika dokumen tersebut pada beberapa isu, header bisa disamaratakan.

menangani aturan

alamat memo organisasi, unit atau manajer tertentu dalam perusahaan. Dalam dokumen yang ditujukan kepada banyak seragam organisasi, umumnya menunjukkan penerima. Memo seharusnya tidak lebih dari 4 penerima.

kesimpulan

Semua informasi keluar dalam volume memo harus dibuat tersedia atas permintaan dan hanya dikirim secara resmi. Informasi yang diberikan harus ditandatangani dan disahkan oleh kepala, ruang lingkup kegiatan yang mempengaruhi.

Semua memo tunduk pada kencan wajib. tanggal dokumen atau tanda resmi pada itu adalah syarat yang tak terpisahkan dari dokumen.