Pengajuan dokumen. Bagaimana untuk mengajukan dokumen?

Sebelum bergabung dokumentasi yang diperlukan kenalan paling menyeluruh dengan sejumlah besar instruksi yang diperlukan mengenai masalah dokumen dan catatan manajemen. Norma-norma ini - yang kompleks dan mengandung sejumlah besar berbagai rincian kecil dan nuansa. Cara hem dokumen sudut? Yang berisi daftar terlampir? Dapatkah saya menjahit dokumen akuntansi mesin termoperepletnoy? pekerja administrasi pemula memiliki sesuatu untuk menghancurkan kepalanya.

Pushover?

Pada pandangan pertama, prosedur pendaftaran dari kasus tersebut dan memasukkannya ke dalam arsip cukup sederhana, tapi praktek menunjukkan sebaliknya. Dalam kasus pelanggaran salah satu aturan dari lembaga kantor akan menolak untuk menerima trade-kertas, dan Anda harus memulai pekerjaan lagi. Jika situasi seperti telah terjadi dalam hidup Anda, baca artikel kami - kami akan mencoba untuk menyelesaikan masalah ini.

dokumen mengapa dijahit? Apakah ada peraturan di mana prosedur ini diatur? Ya, dan mereka banyak. Kita berbicara terutama tentang rekomendasi metodologis tentang manajemen kasus, yang telah disetujui pada bulan Desember 2009, urutan Arsip Negara. Dalam gilirannya kedua - di GOST 51.141, didedikasikan untuk arsip bisnis dan manajemen kantor dan berisi semua definisi yang diperlukan dan istilah. Selain itu, ada norma-norma hukum lainnya, yang menurut dokumentasi cross-linked.

Mari kita mulai dengan penutup

Jika teater dimulai dengan gantungan, maka prosedur kami - tidak hanya dengan penutup. Dan pilihan kardus "kerak" - salah satu tugas pertama dalam proses "kemasan" dokumen. Pada pandangan pertama, Anda tidak akan menemukan perbedaan antara banyak varietas yang ada. Tapi melihat lebih dekat, Anda memahami bahwa penutup standar, non-standar, dan digunakan untuk penyimpanan jangka panjang.

Paling sering Anda dapat memenuhi format penutup standar 229h324 mm. Hal ini diterapkan dalam semua kasus di mana ukuran sampel melampirkan lembar. Jika untuk beberapa alasan dokumen memiliki parameter yang cukup spesifik dan penampilan, membutuhkan penutup variasi non-standar. Pergi untuk terakhir pikiran menceritakan bahwa di mana dokumen disimpan dari 25 tahun atau lebih.

Menurut hukum, selimut tersebut dibuat hanya dari karton yang solid karena kehidupan kerja yang signifikan. Langkah-langkah harus diambil untuk melestarikan jenis dokumen yang tepat dan kesesuaian untuk digunakan setelah periode serius waktu. Dokumen dimaksudkan untuk pengiriman di Arsip Negara, disimpan dalam cover terbuat dari bahan seperti kardus bebas asam.

Mari kita bicara tentang jumlah lembar

Sebelum Anda mengajukan dokumen benang yang benar, semua yang diperlukan untuk ditambahkan dalam urutan yang benar. Kemudian penomoran prosedur yang dilakukan oleh pensil sederhana konvensional. Aturan utama adalah - itu adalah nomor daftar daripada halaman dokumen. angka Arab ditempelkan setiap lembar di sudut kanan atas. Selain itu, tanda kami tidak diharuskan untuk "crawl" pada teks. Dengan total jumlah lembar tidak berlaku dokumen persediaan.

kehalusan apa yang ada dalam penomoran? Jika jumlah dokumen lepas menyertakan surat atau semacam, pertama disebutkan oleh amplop, kemudian putar - masing tertanam dalam lembaran-nya. Jika jumlah unit yang masuk - lebih dari 250, dibuat untuk membaginya menjadi beberapa volume. Dan masing-masing memiliki penomoran sendiri.

dokumen bisnis arsip dalam mungkin ada, yang memiliki nomor halaman terpisah mereka sendiri, misalnya, publikasi majalah. Namun, pengolahan kasus dalam arsip, mereka disebutkan oleh, antara lain, tanpa mengganggu ketertiban umum.

Jika daftar bersarang adalah format besar, memutuskan untuk memperluas dan digit di sudut kanan atas. Ini harus disediakan akses gratis ke teks. Jika pada salah satu lembar disisipkan fragmen dari ketidakmungkinan perpisahan mereka, semua paket ini adalah nomor satu. Dalam hal ini, itu pasti untuk menyusun inventarisasi dari masing-masing potongan terpaku, yang di belakang atau di ruang bebas. Sebuah indikasi dari dokumen disisipkan jaminan harus secara tertulis atau dalam catatan total persediaan menunjukkan nama. Paling sering investasi ini pemeriksaan freelance, pernyataan atau gambar.

perbaikan bug dan daftar dokumen

Dalam kasus ketika dalam perjalanan operasi memungkinkan beberapa kesalahan tidak terlalu serius (misalnya, melewatkan sepasang lembar) bukan seluruh array lagi remunerasi dapat menggunakan surat penunjukan. Dalam hal ini, angka-angka pada lembaran lainnya tidak berubah. Penghapusan kesalahan tersebut hanya mungkin atas kesepakatan dengan staf arsip. Jika kesalahan gross terdeteksi, dokumen akan diberi nomor lagi. Nomor lama sementara mencoret selembut mungkin dan meletakkan yang baru. Dalam hal ini, yang diperbarui penomoran lagi diduga jaminan prasasti.

Tanpa persediaan Anda tidak memiliki pengarsipan tidak akan diterima. Informasi yang terkandung di dalamnya, untuk nama dokumen, tanggal menggambar, penjelasan dan langsung tabel yang menunjukkan nomor seri lembar, jumlah catatan dan (jika perlu). Menyelesaikan semua informasi tentang jumlah dokumen dalam bentuk angka, kata-kata digandakan, maka semua ditandatangani oleh Panitera dengan rincian Nama

Bagaimana untuk mengajukan benang dokumen

Karena prosedur silang harus memastikan bahwa semua bahan yang diperlukan dan alat-alat di ujung jari Anda. Selain bisnis mereka sendiri perlu sebuah penusuk, jarum, kardus untuk dokumen pengajuan dan benang khusus. Seperti yang terakhir stocking Benang Bank, benang parah atau proshivnymi L-210. jenis terakhir yang digunakan untuk kebutuhan kantor lebih sering.

Pada awal dokumen dikeluarkan dari setiap klip kertas atau benda logam lainnya, maka lembaran kasus yang halus tumpukan rapi. Di sisi kiri di bidang ruang jarum tiga lubang atau penusuk. Menempatkan mereka di tengah-tengah ruang bebas yang terbaik ditujukan untuk lekukan kiri, yaitu jarak sekitar satu setengah sentimeter. Pengamatan ini penting - karena jika tidak setelah pengajuan dokumen mereka akan sulit untuk dibaca.

Tips untuk kenyamanan

Jika lubang memiliki tepi halus untuk Anda penting, mengambil pukulan lubang. Tapi ingat bahwa terlalu banyak kertas itu "terlalu sulit". Pastikan bahwa semua tiga lubang yang terletak pada ketinggian seragam dan ditempatkan terpisah dengan jarak sekitar 3 cm. Rata-rata dari mereka harus jatuh pada tengah halaman.

Untuk mencegah kerusakan pada sampul dan runtuhnya bisnis sering dianjurkan untuk menempatkan berkedip depan dan belakang memperkuat kardus strip. Melalui itu akan dilewati benang. Yang normal ukurannya - 70 cm, tetapi dalam setiap kasus tergantung pada ketebalan tumpukan ..

Seperti ditusuk lubang 3

Berikut adalah isi dari algoritma ini dokumen pengajuan. Pertama, jarum melewati tengah lubang, dengan bagian belakang ujung benang tetap. Diikuti vdet di bagian atas lubang nya. Akibatnya, kedua ujung stack ditampilkan pada omset dijahit lembar. jarum ditarik melalui bagian bawah lubang dan menarik tali di sisi depan. Kemudian lagi menghilangkan jarum ke dalam lubang pusat. Jadi benang kami ditarik melalui semua lubang yang diperlukan, setelah itu kedua ujungnya diikat ke belakang dokumen simpul yang kuat. Saldo ujung panjang sekitar 5 cm.

Langsung pada perakitan terpaku secarik kertas dengan kata-kata jaminan. Di bawah ini kita melihat teknologi produksinya.

dokumen dapat dijahit dan dengan 4 lubang. Bagaimana melakukannya? prosedur ini tidak rumit. Empat lubang menekan vertikal simetris dengan pengaturan pada sumbu umum. Meninggalkan benang ekor di sisi belakang pembukaan pertama, melakukan firmware jahitan kemudian mengikat simpul seperti dijelaskan di atas. Firmware harus digandakan dua kali untuk memastikan daya tahan dan kehandalan.

jaminan prasasti

Tahap selanjutnya setelah penomoran dan firmware - pasokan bisnis kami jaminan prasasti. Apa itu? stiker ini ukuran 4x6 cm dengan teks "dirangkai dan nomor lembar ..." (jumlah mereka ditunjukkan dengan angka, dan kata-kata). lebih lanjut menyatakan posisi karyawan, silakan mendokumentasikan tanggal dan tanda tangan pribadi. Jika Anda ingin menutup sertifikasi, harus juga dicatat. Prasasti yang terpaku di atas node terikat tips dari filamen yang dalam hal ini harus tetap bebas. Tanda tangan berpose di akhir prosedur, ketika lem telah kering. Hal ini dilakukan untuk mencegah penyebaran. Percetakan (jika ada) membubuhkan bagian ke bagian lembar pada label sendiri.

Dan hanya setelah kesepakatan dijahit, bernomor, disegel ditandatangani dan disegel, dapat dikirim ke arsip.

Minum jaminan prasasti harus serius dan penuh perhatian. Itu dia - didokumentasikan bukti kasus imunitas. Dalam kasus pelanggaran integritas atau dokumen bias tidak dapat diterima tubuh kontrol, atau mungkin tantangan di pengadilan.

Apa dan mengapa menambalkan

Ini adalah wajib semua dokumen dijepit, karena untuk pengajuan di arsip atau di salah satu lembaga inspeksi yang otoritas pajak, dana pensiun dan banyak seperti. Anda tidak dapat mengambil kembali dokumen dilem atau dijepit menggunakan stapler. Seperti telah dicatat, dalam kasus proses ketidaksesuaian itu Anda hanya akan tidak menerima.

Prosedur tersebut terutama dokumen subjek milik personil dan akuntansi. Mereka yang telah menyelesaikan pemrosesan tahun kemudian akan disimpan dalam arsip dari organisasi atau perusahaan. Lembaga-lembaga arsip khusus mengirimkan halnya dengan periode retensi hukum sebelumnya. Hal ini ditentukan oleh hukum, tergantung pada jenis dokumen. Sebagai contoh, setidaknya 75 tahun diwajibkan untuk menyimpan catatan notaris, buku dan dokumen dari rekening ekonomi informasi kepegawaian.

Kehidupan rak gambar desain yang jauh lebih kecil - hanya 20 tahun. foto dokumentasi dibuat untuk mengurus 5 tahun. Lembaga-lembaga arsip harus disimpan dalam kasus kedua perusahaan publik dan swasta. Tugas dari setiap aktor non-negara - untuk menyimpulkan dengan layanan arsip Federal kontrak ini.

Harus diingat bahwa dokumen firmware yang tepat hanya memiliki satu karyawan, yang memiliki kewajiban ini dijabarkan dalam deskripsi pekerjaan. Dalam kasus dokumen senyawa berkualitas rendah menawarkan beberapa sanksi, terutama dalam hal perubahan atau kurangnya halaman penting tertentu.

Mari kita kembali ke Binder teknologi

Metode silang yang diuraikan di atas cocok untuk kedua backup dan inspeksi pajak. Tapi pengajuan dokumen akuntansi, disimpan untuk waktu yang lama (lebih dari 10 tahun) harus sangat kuat - sering pada 5 lubang. Jaminan prasasti dibuat pada kertas tisu khusus, untuk jelas stiker terlihat terletak di bawah unit dan tidak ada keraguan tentang integritas dokumen.

Jika kondisi lubang kantor pukulan Pembolong alat tulis konvensional, kemudian, jika perlu, untuk mengeluarkan volume besar dokumen kertas (misalnya, dalam pencetakan) menggunakan peralatan profesional dalam bentuk mesin Drilling atau mesin mengikat. mekanisme seperti memiliki kekuatan yang serius dan dapat berupa tangan dioperasikan dan dilengkapi dengan penggerak listrik.

mekanisme mesin

Dasar dari sistem ini atau mesin - metode klasik menggunakan mata air. mesin penjilid tersebut dilengkapi dengan perangkat untuk perforasi. Mekanisme lain dari dokumen pada musim semi tusuk plastik, setelah bagian atas dan bawah dari unit menambahkan karton atau plastik penutup.

Keuntungan dari mengikat mesin adalah kemungkinan ikatan dokumen yang sangat besar. Ketebalan blok mungkin sampai 500 halaman. Dan juga - kemampuan untuk menghapus atau menambah halaman dan lembar dokumen yang sudah terikat. Kerugiannya adalah cukup serius, dan kompleksitas yang tidak terlalu kekuatan tinggi.

Jika mesin penjilid untuk dokumen pengajuan dilengkapi dengan pegas logam, yang diatur untuk langkah tertentu dan menekan lubang, masing-masing, untuk itu, blok kertas dikenakan pada baja pegas yang fleksibel, yang kemudian dikompresi dan terkunci. Keuntungan aparatur dengan mata air logam - bentuk akhir lebih rapi dan meningkatkan keandalan dibandingkan dengan pengikatan air plastik. Tetapi pada saat yang sama untuk memasukkan atau mengeluarkan lembaran tanpa kerusakan mustahil.

Selain musim semi, ada perangkat yang beroperasi pada prinsip yang mengikat sisir plastik, yang gigi keriting. Ada juga mengikat spiral, kita kenal pada kalender meja, notebook dan buku harian. Setelah melubangi mereka luka spiral (3-4 ternyata secara manual, yang lain secara otomatis).

Kemajuan tidak berdiri diam

Apa termal mengikat? Ini adalah mesin modern untuk dokumen pengajuan, yang dapat dengan cepat dan koneksi non-dilepas mereka. Dengan mesin termoperepletnyh dapat menyelesaikan sejumlah besar bahan, serta menyusun salinan individu. Varian ini sangat cocok dikirimkan laporan, kontrak dan materi promosi.

Bekerja mesin jenis ini dengan menggunakan termokoreshkov mengikat dan termooblozhek memiliki berbagai warna dan ukuran. Tergantung pada jumlah lembar yang dipilih kasus termooblozhka ketebalan tertentu, maka semua bersama-sama ditempatkan dalam mesin. Bagian dalam penutup akhir bulu lapisan perekat polimer. Mesin ini dilengkapi dengan elemen pemanas dimana polimer mencair dan semua lembar disegel dalam lapisan panas.