Proses bisnis: analisis proses bisnis. Deskripsi, aplikasi, hasil

Setiap pengusaha perlu setidaknya secara tidak langsung mengetahui apa itu proses bisnis. Analisis proses bisnis membantu mengurangi biaya, meningkatkan profitabilitas dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan perusahaan. Dalam literatur ekonomi, konsep ini pertama kali ditemui dalam karya perancang tahun 80-an abad yang lalu. Saat itulah Amerika Serikat pertama kali memikirkan fakta bahwa keefektifan keseluruhan produksi bergantung pada serangkaian tindakan yang saling terkait, yang disebut proses bisnis.

Definisi

Proses bisnis adalah konsep yang kompleks. Pengembangan bisnis sangat bergantung pada operasi, prosedur dan tindakan yang saling terkait. Anda tidak bisa membayangkan tanaman tanpa pasokan bahan baku, pengolahannya, pekerja untuk peralatan mesin dan akuntan. Perusahaan adalah sistem tertutup yang berfungsi sebagai organisme integral. Dan untuk memastikan semuanya bekerja dengan baik tanpa adanya cegukan dan penundaan, otak utama dibutuhkan - manajer berpengalaman yang akan melakukan analisis dan akan memantau koherensi tindakan semua proses bisnis.

Jika Anda melihat dari sudut pandang ekonomi, keterkaitan semua kemungkinan tindakan, di mana pemrosesan sumber daya eksternal ke dalam produk akhir untuk konsumen, disebut proses bisnis. Analisis proses bisnis adalah evaluasi keefektifan tindakan, operasi atau kejadian tertentu yang terkait dengan produksi.

Untuk apa mereka

Cukup mudah untuk menggambarkan proses bisnis. Tapi masalah terbesar dari kenyataan adalah bahwa di perusahaan mana pun di negara kita jarang sekali menemukan seseorang yang benar-benar tertarik untuk meningkatkan efisiensi berbagai proses produksi. Usaha kecil dan menengah mencoba menggunakan metode lama untuk mengurangi biaya, sementara di Barat mereka menyadari sejak lama bahwa kesuksesan sebuah bisnis bergantung pada manajer penjualan yang kompeten yang tertarik untuk memperoleh hasil maksimal dari pekerjaannya.

Terciptanya proses bisnis memberikan pemahaman yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab atas tahap mana, posisi apa yang ditempatinya, dan apa yang harus dilakukan. Penataan ini membuat skema produksi transparan dan membuatnya lebih mudah untuk mengelolanya. Dengan membawa pohon tujuan kepada staf, Anda dapat meningkatkan motivasi mereka dengan menunjukkan bahwa pekerjaan mereka ditujukan untuk tujuan bersama. Selain itu, pengorganisasian bisnis dengan cara ini akan membantu mengidentifikasi biaya tambahan sumber daya keuangan dan waktu.

Cara membuat

Terlepas dari apakah bisnis besar atau kecil, pendekatan untuk membuat rencana terperinci adalah satu. Mari kita pertimbangkan contoh konkret. Ada sofa yang menjual barang. Skema proses bisnis mirip dengan pohon. Pada cabang utama ditempatkan fungsi utama, yang bercabang menjadi yang lebih kecil. Lantas, apa saja tahapan utama proses bisnis pengecer?

1. Pembelian barang. Ini adalah proses bisnis pertama dan utama. Apa jenis sub-tahapan yang dia miliki?

• Analisis pemasok.
• Menggambar kontrak dengan pabrik manufaktur.
• Menggambar kontrak dengan perusahaan transportasi.

2. Tempat duduk sofa. Pada tahap ini, ada saat-saat seperti ini:

• Memilih sebuah ruangan
• Membangun atau menyewa sebuah ruangan.
• Penciptaan kondisi penjualan.

3. Proses penjualan.

• Rekrutmen staf
• Pembelian cash register.
• Menciptakan suasana dan desain untuk penjualan.

4. Pemasaran dan periklanan.

• Penempatan papan nama.
• Pembuatan kartu nama, booklet, brosur, katalog, dll.
• Penempatan iklan

Daftarnya bisa panjang. Penting untuk memahami bagaimana proses penciptaan bisnis. Dan selanjutnya kami akan menghasilkan beberapa peraturan emas yang berhasil dikelola oleh organisasi bisnis.

Aturan nomor 1

Untuk setiap tahap bisnis khusus, orang tertentu menjawab. Libatkan mereka dalam membuat skema. Ini akan memberi kesempatan untuk memahami proses secara lebih rinci, menarik minat karyawan dan meningkatkan motivasi mereka, yang bertujuan mencapai tujuan bersama. Hal ini sangat penting pada tahap awal pendirian perusahaan. Memulai bisnis selalu terhubung dengan kesulitan besar, dan penetapan tujuan tepat waktu untuk tahap tertentu akan memberi rencana tindakan yang lebih rinci.

Aturan nomor 2

Gunakan program otomatis dan visualisasikan skema Anda. Sampai saat ini, ada banyak program siap pakai yang membantu menyusun informasi. Bisnis kecil dan menengah menggunakannya di mana-mana.

Jika Anda bekerja dalam kelompok, ambil papan atau potongan kertas untuk menuliskan semuanya dan dalam perjalanan pemikiran Anda menarik sebatang pohon proses Anda. Mulailah dengan operasi yang lebih besar, lukisan mereka pada yang lebih kecil. Bagi perusahaan besar, penciptaan proses bisnis adalah pekerjaan yang besar dan melelahkan, membutuhkan konsentrasi dan koherensi tindakan maksimal dari semua karyawan.

Aturan nomor 3

Merumuskan proses bisnis, fokus pada strategi perusahaan, dan bukan pada struktur organisasinya. Fungsi yang sama bisa melampaui departemen mapan. Misalnya, saat mengantarkan barang dari pemasok, Anda bisa mempertimbangkan batas proses bisnis sampai barang-barangnya keluar dari bisnis itu sendiri, yaitu ketika barang diletakkan di rak dan tersedia untuk konsumen. Dalam proses ini, beberapa departemen yang menjadi anggota struktur organisasi ikut serta sekaligus.

Aturan nomor 4

Jangan terlalu rinci rencananya. Jika skema kelebihan beban dengan informasi yang berlebihan, ini akan menyebabkan kebingungan umum dan beban berat pada staf yang bertanggung jawab. Jika Anda berencana membuat perubahan pada segmen tertentu, bagian ini perlu diperinci, dan yang lainnya harus dipertimbangkan hanya secara dangkal, tanpa membahas secara rinci. Efektivitas proses bisnis tunduk pada hukum Pareto "20 sampai 80", bila 20% deskripsi terperinci akan membawa 80% kesuksesan keseluruhan operasi.

Aturan nomor 5

Jangan takut pada kebenaran dan membangun sebuah skema berdasarkan apa yang sebenarnya. Sangat sering situasi ini muncul. Manajer utama menanyakan bawahannya tentang departemen mereka dengan tujuan membangun diagram proses bisnis. Mereka mencoba dan mengatakan bagaimana kinerjanya dengan baik. Meski pada kenyataannya situasi sebenarnya jauh dari ideal. Tetapi berdasarkan data palsu, skema yang salah akan dibangun, setelah keputusan yang tidak efisien akan dibuat dan semua pekerjaan akan sia-sia.

Jangan bingung konsep "apa adanya", "bagaimana seharusnya" dan "bagaimana saya menginginkannya." Betapapun buruknya, proses bisnis dirancang dengan tepat untuk memperbaiki kondisi ini. Oleh karena itu, perlu untuk menggambarkan hanya situasi sebenarnya.

Otomatisasi proses bisnis

Sangat sulit untuk memantau semua kejadian yang terjadi di dalam perusahaan, terutama jika menyangkut perusahaan besar dan sindikat. Bisnis besar sulit dibayangkan tanpa keseluruhan sistem program otomatis yang memungkinkan Anda menganalisis data yang masuk untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, hari ini sangat sering pertanyaan mengotomatisasi proses bisnis.

Dalam prakteknya, ini berarti bahwa ada program komputer khusus yang memproses semua jenis arus informasi yang menunjang proses bisnis. Analisis proses bisnis berlangsung dalam mode otonom, dan orang tersebut hanya berkenalan dengan hasil yang diterima dan membuat kesimpulan yang sesuai.

Memilih metode analisis

Dihadapkan dengan pertanyaan bagaimana lebih baik menggambarkan proses bisnis secara otomatis, pengusaha dalam negeri akan menemukan banyak pilihan yang tidak dioptimalkan untuk pasar Rusia. Hampir semua perangkat lunak yang diajukan diciptakan untuk perusahaan-perusahaan Barat yang memiliki pengalaman dalam mengoptimalkan produksi. Tapi setelah menganalisis beberapa data, kami membuat daftar program kami, dimana proses bisnis diimplementasikan.

1. BEST-5 "Bisnisku" adalah perangkat lunak yang sering menggunakan usaha kecil dan menengah. Program ini tersedia untuk komputer manapun dan sangat mudah digunakan. Keuntungannya adalah dapat menganalisa sejumlah kecil data dari usaha kecil.
2. Modeler perusahaan Hal ini sering digunakan di perusahaan modern, terutama karena harganya murah. Sangat mudah untuk memulai bisnis dengan program ini, karena sangat mudah untuk membangun diagram proses bisnis, namun analisisnya hampir tidak dilakukan.
3. IGrafx Enterprise Central. Perkembangan Kanada yang sangat baik. Mampu tidak hanya mengenali dan menyusun rencana bisnis, tapi juga berhasil menganalisa susunan data masukan. Di negara kita memiliki distribusi yang sangat sedikit, meski produknya sangat layak.
4. Studio Bisnis. Perkembangan Rusia yang paling terkenal. Ini terintegrasi dengan produk MS Office lainnya (Word, Excel, Visio). Bagi pengusaha domestik, ini adalah pilihan optimal untuk rasio harga-hasil. Analisis proses bisnis yang sangat baik. Produksi bisa berhasil dioptimalkan berkat hasil yang diperoleh berdasarkan program.

Teknologi membangun proses bisnis

Paling sering hari ini, ada integrasi metode otomatis dan manual untuk membangun skema "Proses Bisnis". Analisis proses bisnis dalam hal ini dilakukan dalam dua tahap: pertama dengan hasil yang diperoleh pada komputer, yang kedua - secara manual oleh manajer.

Mari kita simak dua pendekatan dasar untuk konstruksi grafik dan skema. Dalam hal ini, teknologi proses bisnis akan dibangun dengan menggunakan metode seperti:

1. DFD (diagram alir data).
2. WFD (Work Flow Diagram).

Metode DFD pertama melibatkan menggambar diagram arus data. Ini termasuk: pekerjaan rinci tentang proses, staf yang bertanggung jawab, dokumentasi yang diperlukan. Konstruksi semacam itu memberikan gambaran lengkap tentang aktivitas perusahaan, data masukan dan keluaran sekitarnya, semua elemen proses produksi dan hubungan di antara keduanya. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi proses bisnis gratis (tidak perlu) yang mengurangi keefektifan hasilnya dan dapat dioptimalkan dengan berbagai cara.

WFD - diagram alur kerja yang menggambarkan proses bisnis tingkat rendah. Pengembangan bisnis dapat berubah secara signifikan jika Anda tidak hanya mengetahui hierarki tindakan vertikal, tetapi juga hierarki horizontal. Apa artinya ini?

Jika Anda melihatnya, diagram WFD adalah grid kerangka waktu, setiap grafik yang bertanggung jawab untuk proses tertentu. Misalkan pengiriman barang berlangsung dua hari - jadwal menandai awal dan akhir proses. Kemudian datanglah acara menempatkan barang di lantai bursa, dan proses ini akan dimulai hanya setelah pengiriman selesai. Data diplot secara berurutan pada grafik. Peristiwa, operasi, dan tindakan bisa saling terkait jika dijalankan bersamaan. Akan lebih mudah untuk memulai pengembangan bisnis pada tahap awal dengan cara ini, menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk siklus produksi penuh .

Kesimpulan

Untuk usaha kecil atau besar, baru atau lama, Anda memerlukan pemahaman tentang proses bisnis apa adanya. Pada setiap tahap siklus hidup perusahaan, optimalisasi produksi dapat secara signifikan mempengaruhi perkembangan lebih lanjut. Toh, tujuan utama keberadaan organisasi saat ini adalah kepuasan terhadap kebutuhan konsumen. Dan jika pelanggan puas, dia akan menghasilkan keuntungan. Hubungan di sini berbanding lurus. Semakin tinggi tingkat kepuasan pelanggan, semakin tinggi keuntungan perusahaan. Dan ini bisa dicapai hanya dengan menganalisa dan kemudian mengubah proses di dalam perusahaan.