Catatan personil dan catatan personil di perusahaan kecil

Sebagai aturan, adalah tidak masuk akal untuk menciptakan layanan personalia khusus di perusahaan kecil. Karena jumlah pekerjaan dengan personil di perusahaan kecil biasanya kecil, dokumentasi personel ditugaskan ke salah satu karyawan, paling sering menjadi sekretaris atau akuntan. Dan ini logis, menciptakan tingkat khusus dalam hal ini sama sekali tidak menguntungkan secara ekonomi.

Fitur khusus dari usaha kecil sedemikian rupa sehingga catatan personil dapat dipertahankan dalam volume minimum yang dapat diterima, yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan usaha kecil, sementara hanya fungsi yang paling penting yang dilakukan. Harus diperhitungkan bahwa personil yang bekerja di organisasi kecil terutama dilakukan, jika perlu, daripada permanen, dan dikurangi menjadi seleksi dan perekrutan, pemecatan personil, manajemen upah dan kontrol atas disiplin ketenagakerjaan, prioritas liburan. Meskipun demikian, kebijakan personalia tidak kalah penting dalam menciptakan tim profesional dan kohesif.

Meskipun tidak adanya departemen personalia khusus dalam usaha kecil, tidak mungkin mengabaikan pengelolaan manajemen catatan personil. Dokumentasi personil, walaupun dalam jumlah yang dikurangi, harus dipelihara sesuai dengan peraturan yang ada dan peraturan perundang-undangan yang ada, dan kebutuhan akan hal ini seharusnya tidak diremehkan.

Organisasi pekerjaan kantor yang benar dan rasional memberikan optimalisasi sirkulasi dokumen dan pengurangan jumlah dokumentasi, meningkatkan efisiensi kerja personil. Personil mencatat dokumen manajemen hubungan kerja. Bahkan daftar minimum dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan usaha kecil cukup besar. Ini adalah dokumen utama:

• perintah dan perintah untuk pekerjaan;

• Meja staf;

• kontrak kerja;

• kartu pribadi;

• perintah untuk pemberian hari libur;

• jadwal liburan;

• pesanan untuk dipindahkan ke pekerjaan lain, menggabungkan pos ;

• perintah pemecatan;

• Lembar waktu;

• peraturan peraturan internal dan disiplin ketenagakerjaan ;

• ketentuan yang mengatur perlindungan data pribadi;

• buku kerja dan buku pendaftaran mereka;

• dokumentasi tentang perlindungan tenaga kerja.

Setiap dokumentasi personel dari daftar ini memiliki nilai legal dan sering komersial, yang merupakan penegasan tentang pentingnya pemeliharaan dan kebutuhan untuk pendaftaran yang benar. Dokumen-dokumen ini mengkonfirmasi hak dan kewajiban baik pemberi kerja dan karyawan, dan jika perlu, menjadi bukti penting dalam situasi yang disengketakan.

Dokumentasi hubungan kerja memberikan jaminan pensiun, sosial dan lainnya yang diberikan kepada karyawan menurut undang-undang Rusia. Dokumentasi kepegawaian berfungsi sebagai dasar untuk menghitung gaji, tunjangan, bonus, untuk mengetahui asuransi dan pengalaman kerja, perhitungan pensiun, sehingga pendekatan yang bertanggung jawab dan tidak tepat terhadap disain sumber-sumber ini penting. Sikap lalai terhadap pengelolaan dokumen dapat berdampak buruk terhadap kesejahteraan perusahaan dan karyawannya.

Sayangnya, kurangnya petugas personalia profesional di perusahaan kecil sering kali mengarah pada rendahnya kualitas pengelolaan catatan personil dan, sebagai akibatnya, pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan.

Untuk membantu menghilangkan pelanggaran tersebut sebelum diidentifikasi oleh pemeriksaan tenaga kerja atau pajak, atau perwakilan dana asuransi sosial, audit dapat dilakukan. Audit terhadap dokumentasi personalia menyediakan satu set tindakan untuk memverifikasi kebenaran pelaksanaan dokumen dan kebenaran pencatatan. Auditor akan diberi penilaian ahli atas risiko jika terjadi pelanggaran yang terungkap dan rekomendasi untuk mengoptimalkan catatan SDM untuk menghilangkannya.

Dengan mengoptimalkan dokumentasi personel, tidak hanya menghindari hukuman di pihak lembaga inspeksi, namun juga untuk meningkatkan kemampuan pengendalian personil, untuk menjamin transparansi hubungan kerja dan perlindungan hak-hak karyawan mereka.