Setiap orang modern berusaha untuk menjadi sukses. Karena itulah manajemen waktu begitu populer. Ini adalah teknik yang mengajarkan perencanaan yang efektif. Hari ini digunakan tidak hanya oleh politisi dan pengusaha, tapi juga oleh ibu rumah tangga sederhana. Tapi jangan mengambil waktu pengelolaan penemuan dekade terakhir ini. Setengah abad yang lalu, banyak orang sibuk berpikir untuk meningkatkan produktivitas mereka sendiri. Contoh mencolok dari hal ini adalah matriks Eisenhower yang dinamai menurut penciptanya. Sebagai alat untuk menetapkan prioritas , presiden AS yang ke tiga puluh empat, Dwight David Eisenhower, menggunakannya.
D. Eisenhower - jenius efisiensi
Dwight David Eisenhower menjabat sebagai Presiden Amerika Serikat dari tahun 1953 sampai 1961. Pria yang luar biasa ini dikenal dengan karir militernya. Eisenhower mengambil bagian dalam Perang Dunia Pertama dan Kedua, mendapat pangkat Jenderal Angkatan Darat. Diketahui presiden AS ke-34 dan sebagai salah satu pendiri NATO. Orang sezaman mencatat bahwa Dwight adalah orang yang serba bisa dengan pikiran yang hidup, disiplin dan terorganisir. Tokoh yang beredar menyerahkan kepada keturunannya alat perencanaan yang efektif seperti matriks Eisenhower. Sebagai alat untuk memprioritaskan dan mengatur aktivitasnya sendiri, setiap orang bisa menggunakannya.
Gambaran umum dari matriks Eisenhower
Dwight Eisenhower datang dengan sistem perencanaan yang sangat sederhana namun sangat nyaman. Untuk kenyamanan dan kejelasan, ia melukis matriknya dalam bentuk persegi. Semua kasus yang direncanakan Eisenhower tawarkan untuk dibagi menjadi empat kategori. Yang pertama adalah menentukan semua yang terpenting, membutuhkan resolusi segera. Yang kedua - bisnis dan tanggung jawab itu penting, tapi bisa ditunggu. Kategori ketiga sangat penting, tapi tidak penting. Pada kelompok terakhir, rencana yang tidak penting dan tidak mendesak dicatat. Matriks Eisenhower sebagai alat untuk menetapkan prioritas sangat ideal untuk perencanaan jangka pendek. Dengan bantuannya, Anda bisa merencanakan bisnis selama 1-2 hari. Bagaimana membangun matriks Eisenhower Anda sendiri? Anda hanya butuh selembar kertas dan pulpen. Buatlah sebuah persegi dan bagilah menjadi empat bagian yang sama. Sekarang mari kita bicara tentang apa yang penting untuk dituliskan.
Kotak pertama: hal yang paling penting dan mendesak
Di segmen pertama kuadrat matriks Eisenhower, seseorang harus menuliskan kasus-kasus yang paling penting, yang harus segera dilakukan. Jika sistem perencanaan ini digunakan dengan benar dan konsisten, daftar ini harus selalu kosong. Inti dari matriks dikurangi menjadi memiliki waktu untuk melakukan hal-hal penting dalam waktu yang dibutuhkan dan tidak membiarkan pekerjaan. Tentu saja, jika Anda baru mulai menggunakan sistem perencanaan ini, 1-2 posisi dalam kategori ini bisa jadi.
Apa tugas penting yang bisa layak di penempatan di blok "Apa yang perlu dilakukan tanpa penundaan"? Seorang siswa dalam kategori ini dapat menempatkan ujian, kepala perusahaan - pertemuan dengan mitra bisnis, ibu rumah tangga - sebuah layanan darurat jika terjadi masalah dengan persediaan air. Jadwal untuk menilai prioritas kasus harus mencakup semua bidang kehidupan Anda. Rencana keluarga dan urusan, kunjungan ke dokter dan penata rambut, perjalanan belanja - semua ini harus ditulis dalam matriks Eisenhower. Misalnya, jika sakit gigi yang buruk, kunjungan ke dokter gigi bisa dilakukan di kuadrat pertama rencana harian (sebagai hal penting yang tidak dapat ditunda).
Kedua persegi: tugas penting yang tidak memerlukan eksekusi segera
Salah satu bidang matriks Eisenhower yang paling signifikan adalah bidang keduanya, di mana perlu untuk menulis kasus penting yang tidak memiliki tenggat waktu. Dengan penggunaan sistem perencanaan yang efektif, harus selalu ada beberapa tugas. Penting untuk memeriksa secara tepat rencana pribadi Anda dalam kategori ini dan mengikutinya. Tuliskan di kotak yang diberikan proyek yang sedang Anda kerjakan. Anda juga bisa membuat jadwal panggilan dan rapat di sini, menulis tesis. Kotak kedua harus mencantumkan semua tugas yang harus dilakukan sejauh mungkin. Sistem perencanaan mengasumsikan bahwa kasus dari kategori ini akan ditangani dengan yang pertama. Hanya dalam kasus ini, kemungkinan untuk menghindari force majeure dan rush, dan kuadrat pertama dari matriks, masing-masing, akan tetap kosong.
Kotak ketiga: penting, tapi tidak penting
Area ketiga dari matriks Eisenhower dirancang untuk mencatat kasus-kasus yang memiliki prioritas penting kecil, namun memerlukan solusi mendesak. Ini semua yang mengurangi produktivitas Anda dan mencegah Anda melakukan pekerjaan dasarnya. Apakah komputer rusak selama laporan? Tugas ini harus dituliskan di kotak ketiga, harus dipecahkan secepat mungkin. Hal ini juga memungkinkan untuk meninjau korespondensi, melakukan pekerjaan rutin sehari-hari yang tidak memerlukan adopsi keputusan serius. Jangan lupa bahwa matriks Eisenhower - sebagai alat untuk menetapkan prioritas - akan membantu Anda mengendalikan semua urusan Anda. Jangan lewatkan hal-hal kecil, dan Anda akan berhasil.
Kotak keempat: kasus tidak mendesak dan tidak penting
Kuadran keempat dan keempat dari matriks ini dimaksudkan untuk mencatat tugas dan pilihan hiburan yang tidak penting dan tidak mendesak. D. Eisenhower menyebut kategori ini "daftar penghancur waktu". Di alun-alun keempat kita menulis segala sesuatu yang tidak memiliki efek positif pada aktivitas utama, tapi secara positif mempengaruhi keadaan psiko-sosial seseorang. Ini adalah percakapan pribadi di telepon, menonton program hiburan, jejaring sosial.
Apa yang bisa dilakukan dari alun-alun keempat tanpa mengorbankan produktivitas sendiri? Matriks Eisenhower akan bekerja jika Anda bisa fokus dan tidak beristirahat saat melakukan tugas tertentu. Dalam "melahap waktu" tidak ada salahnya, jika mereka membantu Anda rileks dan istirahat. Misalnya, Anda dapat mencoba membagi hari kerja Anda menjadi blok dan melakukan aktivitas aktif alternatif dengan istirahat sejenak untuk beristirahat.
Contoh mengisi matriks Eisenhower
Seberapa cepat menguasai keterampilan perencanaan yang efektif dengan matriks Eisenhower? Mulailah dengan menyusun rencana harian. Dalam buku harian Anda, buat matriks persegi, bagilah menjadi 4 bagian yang sama dan beri nomornya. Sekarang tetap saja menentukan secara tepat prioritas urusan dan tugas mereka sendiri. Untuk tujuan inilah matriks Eisenhower ditemukan. Contoh pengisiannya bisa Anda lihat di artikel kami. Jika hari yang sibuk direncanakan dan ada banyak kasus, Anda bisa terlebih dahulu menuliskannya dalam draf salinan dengan daftar umum.
Dan bagaimana cara menetapkan tujuan jangka panjang untuk diri sendiri? Matriks Eisenhower diciptakan untuk perencanaan jangka pendek. Saat bekerja dengan tujuan jangka panjang, masuk akal untuk menggunakan daftar terpisah. Kemudian pecahkan tugas rumit menjadi beberapa sub-item, dan beberapa di antaranya masuk dalam perencanaan hari.