Dokumen elektronik antara organisasi: bagaimana cara kerjanya?

manajemen dokumen elektronik (EDM) - cara cepat untuk berbagi informasi berdasarkan penggunaan dokumen elektronik dengan tanda tangan virtual. Dia telah lama diakui di negara-negara maju di dunia sebagai alat yang efektif untuk bisnis operasional.

jantung

dokumen elektronik antara organisasi - serangkaian proses untuk menciptakan, pengolahan, administrasi, transfer, akuisisi, pemeliharaan, penggunaan dan pemusnahan dokumen. Semua proses ini dilakukan setelah memeriksa integritas dan konfirmasi penerimaan dokumen.

Aturan sirkulasi dokumen antara badan hukum dilakukan oleh kesepakatan para pihak. Pertukaran informasi dilakukan dengan cara sarana telekomunikasi, dan dokumen yang disimpan pada media elektronik. Shelf hidup dari informasi akuntansi tidak boleh melebihi yang ditetapkan di tingkat legislatif.

Organisasi dapat berkomunikasi satu sama dokumen formal dan informal lainnya dengan tanda tangan dari para peserta. Di sektor bisnis ini mungkin termasuk: faktur, perjanjian, faktur, kontrak, perjanjian, perintah, pemberitahuan, surat kuasa, dll Informasi dapat ditransmisikan dalam bentuk teks, tabel dan file grafis.

Tujuan dari pengenalan EDI

Sebuah prasyarat untuk pengenalan EDI dapat:

• pengurangan pekerjaan rutin;
• pengurangan hilangnya dokumen;
• "Transparan" bekerja dengan dokumen;
• meningkatkan disiplin kinerja - pengungkapan dokumen dalam waktu tertentu, dll ...

Di antara target kuantitatif dapat diidentifikasi sebagai berikut:

• Mengurangi waktu untuk memproses dokumen 10 kali.
• Pengurangan biaya kantor di setengah.

dokumen elektronik antara organisasi: cara kerjanya

Sesuai dengan hukum domestik, dokumen elektronik antara organisasi dilakukan dengan persetujuan kedua belah pihak. Untuk pertukaran data, perlu bahwa semua peserta yang terhubung ke peralatan operator. Berikutnya, kebutuhan pengguna untuk mengirim permintaan untuk menambah daftar rekanan. Setelah peserta sistem konfirmasi dapat berkomunikasi.

Modul EDI harus melakukan fungsi-fungsi berikut:

• Undang counterparty untuk bertukar data.
• Menghasilkan buku alamat.
• Integrasi dengan software akuntansi seperti 1C.
• Menandatangani dan mengenkripsi dokumen.
• Struktur korespondensi.
• Memantau status huruf.

dokumen elektronik antara organisasi dilakukan menggunakan sertifikat. Menghubungkan ke server dan otentikasi dilakukan melalui sertifikat pribadi digital. tanda tangan elektronik dikeluarkan untuk setiap pengguna dari sistem, disimpan pada media elektronik dilindungi dan kode PIN Token. pengguna harus memasukkan password login mereka ke kantor pribadi. Hanya setelah itu akan mendapatkan akses ke dokumen mereka.

Memulai proses pertukaran dapat setiap anggota organisasi, terhubung ke sistem. Sebelum Anda mengirim dokumen ke pihak lain, harus ditandatangani dengan tanda tangan elektronik. Operasi ini dilakukan dengan menggunakan program "Crypto". Dokumen ini dikirim melalui EDI. karyawan kontraktor menerima pemberitahuan dari dokumen baru. Jika ia menerima, ia juga menempatkan EDS. Jika Anda ingin membuat perubahan pada dokumen, itu menciptakan versi baru elektronik. Setelah menyelesaikan editing Anda ingin menyimpan perubahan dengan menggunakan tanda tangan elektronik. Dokumen ini kemudian dikirim ke perubahan pihak lawan. Dimana diperlukan untuk membuat informasi pencocokan elektronik.

Jika Anda ingin sekali lagi melakukan perubahan, maka seluruh prosedur diulang lagi. Jika klaim ke versi baru tidak hadir, dokumen dihormati. Sampel akhir dianggap ditandatangani oleh dua tanda tangan elektronik. versi dokumen ce disimpan di server dan tersedia untuk dilihat. Setelah sampel diberikan status saat ini, untuk mengubah dokumen tidak akan bekerja. kontrak frustrasi diberikan status "Dibatalkan". Berikut adalah cara untuk membuat dokumen elektronik antara organisasi.

peralatan

Apa yang dibutuhkan untuk dokumen elektronik antara organisasi? Pertama, Anda harus memilih penyedia layanan dan untuk menginstal software khusus untuk bertukar informasi. Kedua, dengan masing-masing counterparty dengan mana organisasi bermaksud untuk melakukan e-mail, Anda perlu menandatangani "Perjanjian pertukaran dokumen elektronik."

Hal ini juga diperlukan untuk membangun server yang EDI yang untuk menyimpan semua dokumen. Hal ini dapat sebagai peralatan pelanggan, dan "cloud" storage. Akses ke data dari luar sistem melalui aplikasi, yang dipasang pada peralatan organisasi. komputer interaksi dengan server dilakukan melalui HTTP dengan enkripsi opsional SSL 128. Akses ke dokumen dilakukan hanya melalui antarmuka aplikasi dan setelah melewati otentikasi.

proyek EDC

Proses proyek otomatisasi dapat berlangsung dari beberapa bulan sampai beberapa tahun. Istilah langsung tergantung pada jumlah proses yang perlu otomatisasi, sumber daya dan kemampuan keuangan organisasi. sirkuit SINGKAT menerapkan EDC sebagai berikut:

• Pembentukan kelompok kerja.
• Pembentukan tujuan, tenggat waktu dan anggaran.
• Studi tentang proses yang ada.
• Mengembangkan pekerjaan.
• Sistem Vyrob EDI.
• Penandatanganan kesepakatan tentang pelaksanaan SED.
• Adopsi peraturan tersebut.
• Mengisi direktori sistem.
• pelatihan staf.
• Melaksanakan tes awal.
• Publikasi pada pelaksanaan perintah SED.
• pengembangan lebih lanjut dari perangkat lunak dan bekerja aturan.
• Peluncuran proyek percontohan.
• Skala penuh transisi ke EDI.

kesalahan implementasi EDI

Dalam proses otomatisasi dokumen harus diberikan perhatian khusus pada proses di mana hukum membutuhkan kehadiran pembawa kertas. dokumen kertas duplikat elektronik adalah mustahil. Hal ini secara signifikan memperlambat proses kerja dan menyebabkan sikap negatif terhadap otomatisasi dalam seluruh proses. Untuk pelaksanaan pekerjaan ganda tidak ada yang membayar.

Dalam proses penerapan peraturan baru harus dikembangkan untuk bekerja dengan dokumen, melatih staf, dan hanya kemudian terlibat dalam implementasi penuh. Hal ini dapat dicapai hanya jika untuk menyampaikan kepada karyawan manfaat menggunakan teknologi baru.

Kesalahan lain yang populer - studi miskin untuk kebutuhan SED. Jika pengguna harus bekerja dalam suatu sistem unconfigured, maka proses EDI berbeda dari yang diadopsi dalam organisasi.

dokumen elektronik antara organisasi: pro dan kontra

keuntungan:

• Pengurangan untuk meneruskan dokumen asli oleh biaya surat.
• Menghemat ruang untuk penyimpanan dokumen. Itu semua disimpan dalam bentuk elektronik.
• Mudah digunakan. Pengiriman dokumen dilakukan dari satu lokasi. Sebuah pencarian cepat dari dokumen yang dibawa oleh status (dikirim, diterima dan diterima oleh r. D.).
• pengiriman cepat. Semua informasi akan dikirim ke penerima dalam beberapa detik.
• dokumen tidak bisa hilang hingga berakhirnya penyimpanan dalam sistem.

kelemahan:

• Untuk menggunakan produk Anda harus membeli lisensi yang biaya uang.
• Berkomunikasi sering hanya antara peserta dari sistem yang sama.
• dokumen elektronik antara organisasi di 1C atau menggunakan perangkat lunak lain berbeda dari skema yang sebelumnya digunakan. Dengan diperkenalkannya algoritma baru, semua karyawan memiliki pertanyaan tentang perilaku bisnis.
• peralatan teknis. Sebelum pengenalan organisasi EDI perlu membeli peralatan dan untuk mempersiapkan staf untuk mengelola sistem baru.
• EDM dilakukan dengan menggunakan tanda tangan elektronik, validitas dari yang 1 tahun. Hal ini diperlukan untuk memantau dan segera memperbarui sertifikat. Hal ini juga diperlukan untuk mengontrol tindakan sertifikat kontraktor, untuk menghindari masalah dengan pajak.

peraturan hukum

Apa tindakan normatif diatur dokumen elektronik antara organisasi? undang-undang Rusia termasuk Federal Hukum №63 «Pada tanda tangan elektronik", aturan dokumen di Dinas Pajak Federal terdaftar di urutan Departemen Keuangan nomor MMV-7-2 / 168. Organisasi The EDI antara perintah atas dasar Keuangan № 50N. Syarat utama dokumen akuntansi interchange dalam format elektronik yang ditentukan dalam jumlah federal Pelayanan Pajak Orde MMV-7-6 / 36 @. Semua operator dalam kegiatan proses EDM harus dipandu oleh Orde Layanan Pajak Federal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dokumen elektronik antara organisasi "VLSI" memberikan pelanggan keuntungan sebagai berikut:

• Dapat mengirimkan dokumen ke setiap organisasi yang terdaftar di wilayah Federasi Rusia. Jika counterparty bukanlah pihak dalam sistem "VLSI", karyawan hanya kontak dengan perwakilan organisasi dan akan mengirimkannya ke e-mail undangan untuk berpartisipasi dalam sistem. Segera setelah konfirmasi pertukaran informasi antara peserta akan dilakukan tanpa perantara.
• Menginstal perangkat lunak pada komputer tidak diperlukan. Cukup untuk memiliki versi terbaru dari browser dan akses Internet.
• Untuk bekerja dengan data tidak perlu program khusus. Jika laporan aslinya dibuat dalam perangkat lunak pihak ketiga, seperti 1C, adalah mungkin untuk mengkonfigurasi integrasi dengan sistem "VLSI".
• Bentuk standar dokumen tidak diatur. Anda dapat mengirim teks, file spreadsheet, gambar dan sebagainya. D.

SKB "Kontur"

Salah satu pengembang software pertama di Rusia juga terlibat dalam penyediaan peralatan, melalui mana dokumen elektronik antara organisasi. "Contour" DiaDoc mengembangkan sistem dimana pertukaran dokumen elektronik. Sebuah fitur dari sistem ini adalah bahwa akses ke data dapat diperoleh sementara di luar negeri. Untuk tujuan ini perusahaan telah dikembangkan dalam tarif jelajah. Jika diinginkan, akses mono data melalui API.

Apa yang Anda butuhkan?

Untuk menghubungkan EDI, perusahaan perlu membeli:

• perangkat lunak berlisensi;
• Server;
• upgrade peralatan;
• Staf kereta api;
• menyesuaikan dan mengintegrasikan ECM untuk digunakan dengan aplikasi internal.

Investasi tersebut perlu untuk mengimplementasikan untuk menghubungkan dokumen elektronik antara organisasi? Dimasukkannya dalam biaya konsultasi dukungan teknis, dan update software SED - tahap kedua investasi. Biaya ini akan harus membayar bulanan.

kesimpulan

Untuk mengganti kertas berbasis e-mail tiba. Ini tidak hanya mengurangi biaya organisasi untuk melakukan proses, tetapi juga meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan. Untuk EDI berhasil berfungsi, Anda harus jelas merumuskan tujuan dan pelaksanaan sistem untuk menyesuaikan peralatan dengan benar.