Legenda di lembar waktu. Cara mengisi lembar waktu (sample)

Jam kerja dan akuntingnya merupakan komponen penting dari setiap organisasi, memungkinkan Anda untuk memantau aktivitas perusahaan dan mendisiplinkan karyawan. Untuk menyederhanakan prosedur ini, formulir khusus dikembangkan - lembar waktu. Ada di kertas dan dalam bentuk elektronik. Dan masing-masing spesies memiliki nuansa tersendiri dalam mengisi.

Siapa yang mengisi rapor

Setiap organisasi menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk menjaga selang waktu, berdasarkan spesifik aktivitas dan jumlah staf. Jika organisasi itu kecil dan semua pekerjaan dilakukan di kantor, maka inspektur staf, akuntan atau orang yang berwenang lainnya adalah penjadwalan karyawan.

Dalam kasus ketika perusahaan memiliki beberapa objek, lebih mudah menempatkan karyawan secara langsung di tempat kerja mereka. Dalam hal ini, tugas ini ditempatkan pada master atau kepala unit secara terpisah atau ditentukan dalam kontrak kerja.

Algoritma kerja dengan rapor

Pertama-tama perlu diketahui bahwa di setiap perusahaan pasti ada lembaran waktu reguler (yaitu versi kertas). Anda bisa mencetak sendiri atau memesannya dari printer.

Ada dua bentuk yang disetujui: T-12 dan T-13. Perbedaan mereka adalah bahwa pada saat pertama tidak hanya waktu kerja diperhitungkan, tapi juga ada grafik untuk menghitung upah bulanan . Mereka diisi sesuai dengan satu skema, yaitu setiap bulan pada hari pertama mereka membuka kartu laporan baru. Hal ini diperlukan untuk mengisi kotak-kotak:

• Nama perusahaan (dengan dokumen penyusun), nomor seri dan tanggal pengisian.
• Periode dimana rapor dibuka.
• Nomor personel dan datanya dari kartu pribadi.

Sisa data dimasukkan dalam waktu satu bulan, dan selesainya bagian yang berkaitan dengan upah tetap dengan akuntan.

Legenda di lembar waktu

Untuk pengisian tabel waktu yang lebih cepat dan mudah, sistem notasi dikembangkan dan disetujui. Mereka mencerminkan cara kerja dan istirahat dan nuansa lainnya. Ada 36 notasi. Tapi terkadang angka ini tidak cukup akurat menampilkan semua informasi tentang karyawan.

Dalam tabel, simbol yang paling umum digunakan dalam lembar waktu dipertimbangkan. Uraian yang lebih rinci dan daftar lengkap biasanya ditempatkan pada lembar pertama formulir. Hal ini mempermudah navigasi dalam notasi dan menentukan situasi apa yang harus dimasukkan ke dalam sel.

Normal mengisi formulir

Mengisi rapor adalah pekerjaan telaten yang membutuhkan perhatian. Hal itu bisa dilakukan dengan menggunakan, misalnya, metode continuous appearance dan non-appearance.

Dalam hal ini, data dimasukkan di setiap kolom. Simbol menunjukkan kehadiran karyawan di tempat kerja, dan ketidakhadiran mereka, yang menunjukkan alasannya. Yang juga ditunjukkan adalah jumlah jam yang dihabiskan di tempat kerja.

Dalam laporan itu sendiri akan terlihat seperti ini: pada hari libur beri huruf "B", di bawahnya 0, pada hari kerja, masing-masing, "saya" dan jumlah jam, misalnya 8. Serupa dengan hari libur, berbagai alasan untuk tidak hadir dicatat, dari perjalanan bisnis ke Tidak ada alasan yang tidak jelas.

Perhitungan lembar waktu dalam kasus ini sedikit lebih mudah, karena semua nomor dan simbol yang diperlukan ada di depan mata kita. Hal ini terutama berlaku untuk para spesialis dengan sedikit pengalaman - jadi mereka akan memiliki sedikit kesempatan untuk menjadi bingung dan membuat kesalahan.

Kita mengisi lembar waktu dengan pikiran

Ada juga metode untuk merekam penyimpangan. Hal ini diterapkan bila hari kerja memiliki durasi yang sama sepanjang periode. Dalam kasus ini, hanya situasi non-standar yang dicatat, yaitu, tidak hadir, lembur, perjalanan bisnis, dan lain-lain. Bila menggunakan metode ini, lebih sedikit waktu yang dihabiskan, dan hasil akhirnya sama pada kedua kasus tersebut.

Pada lembaran itu terlihat seperti ini: baris teratas menunjukkan informasi tentang tidak adanya karyawan di tempat kerja - B, K, OT, NN, PR, B dan lain-lain. Intinya tetap kosong. Bagaimanapun, dengan hitungan terakhir waktu bekerja, angka nol tidak masalah, dan untuk durasi kerja yang sama tetap hanya untuk melakukan tindakan yang paling sederhana: hitung jumlah sel kosong di garis atas (ini adalah jumlah pemilih) dan kalikan dengan jumlah jam.

Metode ini lebih memudahkan SDM dan akuntan yang berpengalaman. Selain itu, sangat cocok untuk organisasi kecil dimana jumlah karyawannya kecil. Jika manajemen Anda tidak tahu tentang sistem pelacakan waktu yang lebih sederhana, maka inilah saatnya menawarkannya kepada mereka.

Mempertahankan lembar waktu di komputer

Selain versi kertas, ada beberapa yang elektronik. Seperti disebutkan di atas, tabel harus diduplikasi tanpa gagal. Ini untuk memastikan bahwa data tentang pekerjaan karyawan tidak hilang dan keandalannya dipastikan (bagaimanapun juga, tidak selalu ada kemungkinan untuk menggunakan komputer).

Salah satu pilihan yang lebih mudah diakses adalah lembar waktu yang dibuat dalam program perkantoran. Excel cocok untuk keperluan ini sebaik mungkin. Spreadsheets memungkinkan Anda membuat jenis dan ukuran dokumen. Juga, karena kemampuan untuk mengatur formula, menjumlahkan dan menghitung data antara jauh lebih mudah.

Menggunakan software khusus

Jika keterampilan bekerja dengan spreadsheet tidak mencukupi, karyawan atau manajemen dapat memilih program serupa lainnya. Lembar waktu kemudian akan terlihat seperti versi kertas. Ini akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan dokumen.

Juga harus diingat bahwa setiap program melibatkan penggunaan versi berlisensi. Pada pemasok berbeda mereka, secara alami, memiliki biaya. Misalnya, program "Time sheet of working time" akan menghabiskan biaya pengguna dari 1000 rubel. Dan lebih tinggi - tergantung jumlah stafnya.

Kelebihan lainnya dari utilitas semacam itu adalah Anda tidak dapat mengisi lembar waktu kertas. Kosong dengan semua tanda mudah dicetak kapan saja. Fungsi ini pasti ada di setiap program serupa.

Tentang penyimpanan dokumen

Apa tabel yang digunakan untuk? Inilah dasar perhitungan perhitungan upah dalam jumlah berapa pun, serta bukti utama bahwa karyawan tersebut di tempat kerja dan menjalankan tugasnya. Tanpa diragukan lagi, dokumen ini sangat penting bagi setiap organisasi.

Lalu berapa banyak bentuk ini disimpan? Lembar waktu harus disimpan sepanjang tahun. Ini ditetapkan oleh hukum, dan norma-norma semacam itu harus diperhatikan.

Jika Anda kehilangan kartu yang sudah tertutup, jangan panik. Itu bisa selalu dipulihkan oleh dokumen lain. Untuk tujuan ini, penjelasan, lembar rumah sakit, informasi perjalanan, jadwal liburan, dll digunakan. Semua itu menegaskan dan menjelaskan tidak adanya seseorang di tempat kerjanya dapat diterapkan untuk pemulihan data.

Siapa yang mungkin butuh kartu laporan?

Dokumen ini sering dibutuhkan untuk berbagai inspeksi. Misalnya, layanan pajak memeriksa keberadaannya di dalam organisasi dan kebenaran pengisian.

Tidak adanya time table bahkan di perusahaan terkecil bisa menjadi alasan denda yang cukup besar. Hal yang sama terjadi ketika kesalahan dibuat dalam mengisi formulir. Ini berlaku untuk perhitungan dan penyalahgunaan simbol.

Ketersediaan lembar waktu adalah wajib. Mereka dibutuhkan baik untuk perusahaan itu sendiri (akuntansi, disiplin staf), dan untuk organisasi audit. Dan yang terpenting - benar menerapkan notasi di lembar waktu. Maka Anda bisa menghindari sejumlah masalah dengan karyawan dan badan pengawas.